L’année universitaire se déroule du 1er septembre au 31 août suivant.
Le programme des activités est déterminé chaque année par le Conseil d’Administration. Les activités et cours sont annuels sauf sessions inférieures à l’année universitaire. Ceux soumis au règlement d’un droit d’inscription sont ouverts à condition d’avoir un nombre suffisant d’inscrits arrêté annuellement par le Conseil d’administration, 10 jours avant le début du cours.
Pour être adhérent à l’UDTL il faut s’acquitter d’une cotisation annuelle qui ne peut être ni fractionnée, ni remboursée.
Pour participer aux enseignements et activités de l’UDTL chaque adhérent doit être à jour de sa cotisation pour l’année concernée et acquitter une participation financière spécifique par activité suivie.
Sur présentation de leur carte, les adhérents des autres UTL sont dispensés de la cotisation et n’ont à s’acquitter que du montant des activités auxquelles ils s’inscrivent, la priorité restant aux adhérents de l’UDTL
Pour les activités, le montant de la participation financière est fixé par le Conseil d’administration. Celui des cours et ateliers ainsi que l’effectif d’ouverture sont calculés en fonction des contraintes spécifiques nécessaires à certains apprentissages, des conditions d’intervention des formateurs et du seuil d’équilibre financier arrêté chaque année par le Conseil d’administration. Toutefois, dans le cas ou l’effectif d’ouverture n’est pas atteint et si les adhérents le souhaitent, un cours ou un atelier non spécifique (cours ne nécessitant pas d’installations particulières et n’étant pas limité en capacité d’accueil) déjà ouvert pourrait fonctionner avec un effectif au moins égal à 8 inscrits. Dans ce cas une majoration définie par le Conseil d’administration sera appliquée. Elle sera calculée pour que le produit global du groupe soit équivalent à celui d’un groupe d’effectif acceptable.
Cours particuliers : en fonction de la demande exprimée, si celle-ci peut être satisfaite pédagogiquement et financièrement, un cours peut être ouvert à partir de trois inscrits avec une tarification progressive fonction du nombre de participants et couvrant l’intégralité des frais engagés. Ces cours ne peuvent concerner que la pratique d’enseignements à caractère intellectuel peu susceptibles de réunir un nombre suffisant de personnes pour un cours normal.
Chaque adhérent doit s’acquitter de sa participation à l’inscription à l’activité. Exceptionnellement, pour un nouveau participant, le paiement de la participation peut être différé jusqu’à la deuxième séance.
Les inscriptions peuvent être prises toute l’année. L’admission dans une activité est conditionnée par la disponibilité de places et l’avis du professeur ou animateur de cette activité. Dans ce cas, la participation financière reste annuelle. Cependant, cette participation sera de 50 % si l’inscription a lieu au-delà de la moitié des séances prévues.
Les animateurs bénévoles d’une activité n’ont pas à s’acquitter des droits d’inscription à celle-ci.
Les personnes qui se chargent bénévolement de l’organisation et de l’accompagnement des sorties et des voyages pourront bénéficier :
Lors des sorties randonnées nécessitant un déplacement en car, les accompagnateurs pourront bénéficier de la gratuité du transport.
En cas de force majeure (maladie grave, de longue durée, déménagement, etc.) la demande de remboursement doit être adressée par écrit au Président accompagnée du justificatif, dans les trente jours suivant l’arrêt de l’activité. Un adhérent peut être remboursé de 50% du montant versé pour la participation à une activité si la moitié de celle-ci n’est pas encore réalisée. Au-delà de cette limite, il n’y a pas de remboursement possible.
En cas d’annulation ou de modification par l’UDTL, avec impossibilité pour le professeur ou l’animateur de reporter ses activités pendant la période prévue jusqu’à fin juin, le remboursement sera fait au prorata du nombre de séances non dispensées.
L’adhérent n’ayant pas assisté à 50% de la ou des activités avant l’interruption et/ou n’ayant pas respecté la procédure définie dans le 1er paragraphe, ne pourra prétendre à remboursement.
S’il y a désistement avec remplacement à partir de la liste d’attente le remboursement est de 100%.
S’il y a désistement sans remplacement l’association ne remboursera que les frais qu’elle n’aura pas engagés.
Il n’y a pas de remboursement pour les personnes qui ne préviennent pas de leur absence.
D’une manière générale et afin de minimiser les charges de gestion, les sommes inférieures ou égales à 3€ ne seront pas remboursées.
La planification établie par le Président ne peut être modifiée qu’exceptionnellement et uniquement avec son accord écrit. Les professeurs et animateurs doivent signaler leurs absences et prévoir de remplacer les séances annulées. Celles-ci peuvent avoir lieu à la fin des activités en juin. Toute modification doit être proposée, par écrit, au Président. Elle sera annoncée et affichée par le secrétariat.
Ce cahier doit être tenu sous la responsabilité des professeurs et animateurs.
La mise en ordre des locaux, la propreté des tableaux, la fermeture de l’éclairage, des fenêtres et des portes, après les cours et activités, sont de la responsabilité des professeurs et animateurs.
Tout déplacement d’un groupe, effectué hors du lieu habituel, doit être proposé au Président qui donnera son accord par écrit. S’il y a lieu la gestion financière en est assurée par l’association. La liste des participants et le nom du responsable sont communiqués au secrétariat avant le départ.
Les besoins doivent être soumis au Président ordonnateur des recettes et dépenses. Toutes les demandes d’achat passent par son intermédiaire, il signe les bons de commande, vérifie et signe le « bon à payer » des factures et notes de frais.
Vu les articles 8 et 11 des statuts de l’UDTL, les frais engagés par les membres de l’association pour la réalisation des missions qui leur ont été confiées, pourront être remboursés. Il conviendra pour cela de présenter une note de frais, accompagnée des pièces justificatives : factures, tickets de caisse, titres de transport, . . . En ce qui concerne les frais d’utilisation des véhicules personnels, ils seront, après justification (dates, lieux, motifs, distances) évalués par rapport à la base kilométrique forfaitaire prévue chaque année par les services des impôts. Les intéressés seront invités à renoncer au remboursement des frais qui leur sont dus et recevront alors un justificatif de don leur permettant de bénéficier de la réduction d’impôts prévue par la loi 2000-627 du 6 juillet 2000. Les déplacements effectués entre le domicile personnel et le siège de l’association ainsi que les déplacements à l’intérieur de l’agglomération drouaise (communes contiguës) n’ouvrent pas droit à remboursement. Les documents à remplir pour ces différentes opérations sont disponibles au secrétariat.
L’association souscrit les contrats d’assurances pour garantir sa responsabilité civile et protéger ses adhérents, salariés et bénévoles ainsi que les intervenants extérieurs dans le cadre des activités de l’UDTL.
Chaque adhérent, participant à une activité doit être assuré personnellement et avoir une couverture « assurance responsabilité civile ».
L’entrée des voitures dans la cour est réservée aux professeurs et animateurs aux heures des cours et aux membres du bureau et du conseil d’administration.
Pour respecter les exigences de la commission de sécurité, un passage, au droit de la grille, devra toujours être disponible pour l’accès des véhicules de sécurité et de secours.
Les modifications éventuelles, décidées par le Conseil d’Administration, conformément à l’article 7 des statuts, entrent immédiatement en application, à titre provisoire, jusqu’à leur approbation par l’Assemblée générale suivante.
Le Conseil d’Administration désignera en son sein une commission électorale de trois membres minimum.
La commission électorale est chargée de :
Tout candidat doit être adhérent à l’UDTL depuis un an au minimum et faire acte de candidature par écrit. Sous peine de nullité, chaque déclaration de candidature doit être datée et signée par le candidat. Elle doit être envoyée au secrétariat de l’UDTL dans le délai fixé par le bureau, le cachet de la poste faisant foi.
Après vérification de la recevabilité des candidatures, les bulletins de vote sont établis en mentionnant les candidats sortants. Les candidatures sont classées par ordre alphabétique à partir d’une lettre tirée au sort chaque année.
En cas de candidatures supérieures au nombre de sièges à pourvoir, toutes les voix sont comptabilisées.
Sont considérés comme nuls les bulletins portant des signes distinctifs ou mentions manuscrites quelconques, à l’exception des noms rayés des candidats.
En cas d’équivalence du nombre de voix obtenu par plusieurs candidats en fin de liste, sera déclaré élu l’adhérent dont l’adhésion possède la plus grande antériorité.
La proclamation des résultats sera verbale à l’assemblée générale et notifiée, par la suite, à l’ensemble des adhérents.
Si un membre élu au Conseil d’administration est démissionnaire ou définitivement empêché de siéger avant la fin de son mandat, il est remplacé, pour la durée du mandat restant à courir, par le candidat non élu ayant obtenu le plus grand nombre de voix lors du dernier scrutin.
En cas d’égalité de suffrages entre deux ou plusieurs candidats non élus, le remplaçant désigné sera l’adhérent dont l’adhésion possède la plus grande antériorité.
En cas de besoin, le Président accorde une délégation de signature à un membre du bureau.
En cas d’empêchement, le Vice-président assume la responsabilité de Président
Ce règlement, adopté par l’Assemblée générale du 4 novembre 2014, remplace le précédent.
Le 3 décembre 2014
Le Conseil d'Administration
© Université Drouaise du Temps Libre 2022
